Datová schránka: Co se změní, když začnete podnikat?

Orgány veřejné moci

Orgány veřejné moci komunikují s fyzickými osobami i podnikajícími fyzickými osobami primárně prostřednictvím datových schránek. Ačkoliv se může zdát, že se jedná o totožný nástroj, existují mezi datovou schránkou fyzické osoby a podnikající fyzické osoby určité rozdíly.

Datová schránka fyzické osoby slouží primárně pro komunikaci s úřady v běžných životních situacích, jako je například podání daňového přiznání, žádost o výpis z rejstříku trestů či komunikace s úřadem práce. Naopak datová schránka podnikající fyzické osoby je určena pro veškerou oficiální komunikaci s úřady, která se týká její podnikatelské činnosti. To zahrnuje například podání daňového přiznání k dani z příjmů fyzických osob ze samostatné výdělečné činnosti, registraci k DPH, komunikaci s živnostenským úřadem či Českou správou sociálního zabezpečení.

Zásadním rozdílem mezi oběma typy datových schránek je tak rozsah jejich využití. Zatímco datová schránka fyzické osoby slouží pouze pro komunikaci s úřady v omezeném rozsahu, datová schránka podnikající fyzické osoby je povinna pro veškerou oficiální komunikaci s úřady v souvislosti s podnikáním.

Právnické osoby zapsané v ČR

Právnické osoby zapsané v České republice, jako jsou společnosti s ručením omezeným (s.r.o.) nebo akciové společnosti (a.s.), mají ze zákona povinnost mít zřízenou datovou schránku. Tato povinnost se vztahuje na všechny právnické osoby bez výjimky. Datová schránka právnické osoby slouží ke komunikaci s orgány veřejné moci i s jinými subjekty, které datovou schránku používají. Na rozdíl od fyzických osob, u nichž je rozlišována datová schránka fyzické osoby a datová schránka podnikající fyzické osoby, u právnických osob toto rozlišení neexistuje. Datová schránka právnické osoby je vždy jedna a slouží pro veškerou elektronickou komunikaci dané právnické osoby. Je důležité si uvědomit, že datová schránka právnické osoby není totéž co datová schránka jejího jednatele nebo jiného zástupce. Jednatel společnosti má svou vlastní datovou schránku jako fyzická osoba, která je od datové schránky společnosti oddělena.

Podnikající fyzické osoby

Podnikající fyzické osoby (OSVČ) mají oproti běžným občanům jednu zásadní odlišnost – povinnost mít datovou schránku. Zatímco pro „nepodnikající“ fyzické osoby je datová schránka dobrovolná, pro OSVČ ji ze zákona zřizuje a spravuje Ministerstvo financí. Tato povinnost platí bez ohledu na to, zda OSVČ podniká na hlavní nebo vedlejší činnost, a vztahuje se i na osoby zapsané v obchodním rejstříku.

Rozdíl mezi datovou schránkou fyzické osoby a OSVČ spočívá především v tom, že do schránky OSVČ zasílají úřady veškeré dokumenty týkající se podnikání. Naopak dokumenty nesouvisející s podnikáním, například pokuty za dopravní přestupky, chodí do datové schránky fyzické osoby. Důležité je zmínit, že OSVČ má k dispozici obě datové schránky – jak tu pro fyzické osoby, tak tu pro podnikatele. Je tedy nutné sledovat obě schránky, aby OSVČ nepřišla o důležité informace.

Využíváním datové schránky OSVČ šetří čas i peníze, jelikož komunikace s úřady probíhá elektronicky a dokumenty doručené do datové schránky jsou považovány za doručené i v listinné podobě. V případě nejasností ohledně datových schránek se OSVČ může obrátit na informační linku Ministerstva vnitra.

Fyzické osoby nepožadující o zřízení

Fyzické osoby, které nepodnikají a nechtějí datovou schránku zřizovat, ji mít aktivní nemusí. Zákon o datových schránkách stanoví, že datová schránka se automaticky zřizuje pouze pro osoby zapsané v zákonem stanovených registrech a evidencích, jako jsou například osoby zapsané v obchodním rejstříku. Pro běžného občana, který nepodniká a není zapsán v žádném z těchto registrů, tak žádná povinnost zřízení datové schránky neplatí. Je však důležité si uvědomit, že i když fyzická osoba datovou schránku aktivní nemá, může s ní úřad či jiný orgán veřejné moci zahájit komunikaci. V takovém případě se datová schránka automaticky aktivuje doručením první datové zprávy.

Povinnost zřízení

Zásadní rozdíl mezi datovou schránkou fyzické osoby a podnikající fyzické osoby spočívá v povinnosti zřízení. Zatímco datovou schránku fyzické osoby zřizuje na žádost pouze sama fyzická osoba, datová schránka podnikající fyzické osoby je zřizována automaticky ze zákona. Každý, kdo podniká a je zapsán v příslušném rejstříku (např. Živnostenský rejstřík), má ze zákona povinnost datovou schránku používat. Tato povinnost se vztahuje i na osoby, které sice formálně nepodnikají, ale dosahují příjmů z určité činnosti a jsou proto vedeny v evidenci daně z příjmů fyzických osob. Naopak fyzické osoby, které nepodnikají a nemají příjmy z podnikání, si datovou schránku zřizovat nemusí. Zřízení datové schránky je pro ně dobrovolné a slouží především ke zjednodušení komunikace s úřady.

Vlastnost	Datová schránka fyzické osoby	Datová schránka podnikající fyzické osoby
Založení	Dobrovolné	Automaticky ze zákona
Náklady na založení	Zdarma	Zdarma (automaticky)
Použití pro komunikaci s úřady	Ano	Ano (povinné pro většinu úkonů)
Použití pro soukromou komunikaci	Ano	Ne (pouze pro úřední účely)

Rozsah použití

Datové schránky, ať už pro fyzické nebo podnikající fyzické osoby, slouží primárně ke zjednodušení a zefektivnění komunikace s úřady. Obě varianty umožňují přijímat a odesílat úřední dokumenty elektronicky, čímž šetří čas i peníze. Rozdíl v rozsahu použití spočívá především v tom, s kým a za jakým účelem je možné datovou schránku využívat. Datová schránka fyzické osoby je určena výhradně pro komunikaci s orgány veřejné moci. To znamená, že ji nelze použít pro soukromou korespondenci ani pro jednání s obchodními partnery. Naopak datová schránka podnikající fyzické osoby slouží pro komunikaci se všemi subjekty, tedy jak s úřady, tak s ostatními podnikajícími subjekty i s fyzickými osobami. Podnikatelé mají povinnost datovou schránku aktivně využívat pro veškerou úřední komunikaci. Fyzické osoby ji mohou používat dobrovolně, ale v některých případech, například při podání daňového přiznání elektronicky, je její použití povinné.

Náklady

Z pohledu nákladů je datová schránka pro fyzické osoby zdarma. To se týká jak jejího zřízení, tak i běžného používání. Odesílání a přijímání zpráv v rámci datové schránky je bezplatné. Na druhou stranu, datová schránka pro podnikající fyzické osoby není zdarma. Poplatky se liší v závislosti na zvoleném typu datové schránky a poskytovateli služeb. Obvykle se hradí roční poplatek za provoz schránky a poplatky za odesílání datových zpráv nad rámec stanoveného limitu. Je důležité si uvědomit, že i když je datová schránka pro fyzické osoby zdarma, některé úkony s ní spojené mohou být zpoplatněny. Například žádost o vydání datové zprávy v listinné podobě nebo žádost o autorizovanou konverzi dokumentu.

Způsob zřízení

Datová schránka pro fyzickou osobu a podnikající fyzickou osobu se liší nejen ve způsobu využití, ale i v procesu zřízení. Fyzická osoba si datovou schránku zřizuje dobrovolně. Může tak učinit online prostřednictvím Portálu občana, osobně na Czech POINTu nebo písemně. Naopak pro podnikající fyzickou osobu, tedy osobu samostatně výdělečně činnou (OSVČ), je datová schránka zřízena automaticky ze zákona. K aktivaci dochází zápisem do registru osob, například Živnostenského rejstříku. Samotný proces zřízení se tak pro OSVČ zjednodušuje, jelikož odpadá nutnost podat žádost. Rozdíl je i v rozsahu údajů, které jsou v datové schránce vedeny. U fyzické osoby jsou to pouze základní identifikační údaje, zatímco u podnikající fyzické osoby jsou zde vedeny i údaje o podnikání.

Datová schránka fyzické osoby slouží primárně pro komunikaci s úřady, zatímco datová schránka podnikající fyzické osoby je určena pro oficiální korespondenci s úřady i obchodními partnery.

Zdeněk Pospíšil

Doručování dokumentů

Doručování dokumentů probíhá u datových schránek fyzických osob a podnikajících fyzických osob s drobnými odlišnostmi. Fyzická osoba, která má datovou schránku zřízenou pouze pro osobní potřebu, není povinna ji aktivně sledovat. Doručení do datové schránky se považuje za uskutečněné uplynutím 10 dnů od jeho dodání do schránky, bez ohledu na to, zda si fyzická osoba zprávu skutečně přečetla. Podnikající fyzická osoba má ovšem povinnost datovou schránku pravidelně kontrolovat, a to alespoň jednou za 10 dní. V případě nedodržení této povinnosti se doručení do datové schránky považuje za uskutečněné již dnem dodání do schránky. Tento rozdíl je důležitý z hlediska dodržování lhůt. Zatímco fyzická osoba má na seznámení se s doručeným dokumentem 10 dní od jeho dodání do schránky, podnikající fyzická osoba musí reagovat ihned po doručení, jinak jí hrozí sankce.

Sankce

Důležitou otázkou, která se často pojí s datovými schránkami, jsou sankce za jejich nepoužívání. V případě fyzických osob nepodnikatelů nehrozí za neaktivní datovou schránku žádné sankce. Je to dáno principem dobrovolnosti – datovou schránku si zakládají dobrovolně a její používání je tak plně v jejich režii. Situace se ovšem liší u podnikajících fyzických osob. Ty mají ze zákona povinnost datovou schránku aktivně používat pro komunikaci s úřady. Nepřevzetí datové zprávy nebo neodeslání dokumentu skrze datovou schránku, pokud to vyžaduje zákon, může mít za následek pokutu. Výše pokuty se liší dle typu přestupku a příslušného zákona. Je proto důležité, aby si podnikající osoby uvědomily povinnosti plynoucí z vlastnictví datové schránky a aktivně ji využívaly pro veškerou oficiální komunikaci s orgány veřejné moci.