Ne každá inovace, kterou město zavádí, je přímo viditelná občanům. To však neznamená, že tyto projekty, zlepšující interní fungování úřadů, nemají vliv na obyvatele měst. Právě naopak. Díky novému softwaru pro robotizaci a automatizaci mohou nyní pracovníci magistrátu města Zlín pracovat daleko efektivněji.
Softwarový robot zajišťuje automatizaci a optimalizaci procesů, příjem a rozdělení dat, třídění dat, prověření (kontrolu) správnosti údajů, přiřazení předem definovaných údajů ke konkrétním položkám, doplnění popisu ke kontrolovaným položkám s nesprávnými údaji, vytěžování dat (ze skenů dokumentů), generování předdefinovaných sestav, distribuci dat, rozesílání (distribuci) e-mailů a notifikací.
V praxi to funguje tak, že pracovníci magistrátu vytipují proces, který je rutinní a zpracovává pravidelně větší množství dat (podmínkou je, že všechna data musí být v elektronické formě). Provedou detailní analýzu celého procesu, na základě které se programuje proces pro robota. Následuje testování procesu, seznámení uživatelů s novým procesem, nasazení do ostrého provozu a nastavení časového harmonogramu pro pravidelné spuštění procesu. Četnost zpracování dat závisí na typu procesu a množství zpracovávaných dat (jednou denně, každou hodinu, v noci).
V další fázi projektu chtějí ve Zlíně implementovat například automatickou kategorizaci a distribuci příchozích elektronických zpráv (datové zprávy a e-maily) na podatelně. Dále by měl robot posloužit k zpracování některých typů majetkových dokladů, výdajových poukazů a vydaných faktur.
Příklad je součástí publikace příkladů dobré praxe Přívětivý úřad obcí III. typu 2023
Více o soutěži zde: Soutěž Přívětivý úřad 2023 – známe vítěze
Foto: Archiv města.