Cíle projektu
Zavedení účinného, souhrnného a přehledného dohledu nad procesy tak, aby bylo možné včas reagovat na rizika vzniklá v praxi. Na rizika, která vyplývají jak přímo z neplnění požadavků z právních předpisů, tak z jejich nedůsledného uplatňování v činnostech organizací veřejné správy.
Popis řešení
Řešení popisuje aplikaci přístupu průběžného monitoringu na procesy úřadu. Řešení uvažuje i rizika monitorovaných procesů. Monitoring procesů je nastaven zejména dle požadavků zákona o finanční kontrole a zákona o registru smluv. Monitoring probíhá nad rámec plánovaných kontrolních šetření interního auditu (auditování).
Průběžný monitoring pomocí softwarových nástrojů umožňuje sledovat kvalitu a výkonnost procesů v „reálném“ čase. Identifikuje rizika činností a nesrovnalosti či slabá místa v procesech. Identifikovaná rizika či jiné neshody nadto vyhodnocuje. Na vyhodnocená zjištění se zaměřují interní auditoři v průběhu auditování totožných procesů.
Průběžným monitoringem (včetně průběžného auditingu a průběžného ujištění) jsou sledovány všechny určené procesy a jejich předem identifikovaná rizika. Sledované údaje těchto procesů jsou kontrolovány, zpracovávány a přehledně reportovány pomocí softwarových nástrojů. Reportované údaje jednak slouží k sledování vývoje klíčových parametrů procesů, jednak jsou podkladem k hledání příčin zjištěných neshod. K naformulování opatření k odstranění neshod nebo k identifikování nových rizik procesů je následně využíván mechanismus průběžného auditování.
Nastavené automatizované kontroly v rámci průběžného monitoringu pokrývají 100% provedených operací.
Hlavní přínosy a výsledky
- Rychlá reakce na rizika a neshody v procesech okamžitě při jejich odhalení.
- Včasná reakce a předcházení případným rizikům výkonu praktických činností úřadu.
- Bezodkladné odstranění dílčích neshod. Ve spojení s auditováním i odstranění příčin těchto neshod.
Přenositelnost řešení
Řešení je plně přenositelné a aplikovatelné na procesy systému managementu jakékoliv organizace veřejné správy.
Možné překážky realizace
Během implementace řešení se nevyskytly žádné překážky jeho realizace.
Soutěžící o Cenu Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2017
Autor fotografie: SchiDD – Vlastní dílo, CC BY-SA 4.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=52989367