Cíle projektu
Nastavit evidenční program pro snadné sledování termínů uzavírání manželství, který by odstranil administrativní zátěž spojenou s tříděním přijímaných emailových zpráv. Eliminoval zdlouhavé dohledávání podstatných informací v přijatých e-mailech a sledoval průběh přípravy všech sjednaných svatebních obřadů.
Popis řešení
Řešení představuje evidenční program, který organizuje termíny pro uzavírání manželství. Program je jedním z modulů komplexní intranetové evidenční aplikace. Tento modul umožňuje všem interním zainteresovaným osobám sledovat či doplňovat údaje pro přípravu svatebních obřadů.
Interní modul je propojen na webovou aplikaci, která je součástí webových stránek města, aby mohla být přístupná i pověřeným osobám mimo intranet úřadu. Údaje o svatbách zveřejněné na webu města jsou však určena pouze ke čtení a nelze je editovat.
Řešení umožňuje všem osobám, které se podílejí na organizaci sňatečného obřadu sledovat veškeré potřebné přehledy a údaje:
- Termíny a typy sňatků (řádný či mimořádný) včetně oddávajících.
- Přehled sňatků v daném termínu a místo obřadu.
- Doplňující údaje k jednotlivým sňatkům: matrikářka, hudba, báseň, snoubenci (ročník narození, bydliště, stav), počet hostů, společné děti, přípitek, budoucí příjmení apod.
Informace je možné na základě evidenčního programu třídit, vyhledávat historii, popř. tisknout přehledy termínů a detaily svateb v konkrétním termínu.
Hlavní přínosy a výsledky
- Snadnější a bezchybné informování osob organizačně zajišťujících sňatečné obřady, včetně osob podílejících se na nich (hudba, recitace, fotografování…).
- Vznik databáze potřebných údajů a informací pro oddávající a další zainteresované osoby.
- Odstranění nekontrolovatelného předávání informací emailem. Zvláště z hlediska správnosti těchto informací.
- Automatické upozornění oddávajících, a dalších zainteresovaných osob podílejících se na organizaci, na blížící se termín sňatku.
Přenositelnost řešení
Řešení je vhodné pro všechny obce, které chtějí zjednodušit komunikaci mezi úřadem a všemi aktéry sňatečného obřadu. Velkou výhodou pro nastavení vlastního řešení jsou zkušenosti s přípravou a průběhem sňatečných obřadů, počítaje v to i jejich dokladovou část.
Možné překážky realizace
- Nedostatek způsobilých zaměstnanců, kteří by se mohli věnovat vývoji intranetové aplikace.
- Vlastní časová náročnost celého vývoje aplikace.
Cena Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2008
Autor fotografie: Scotch Mist – Vlastní dílo, CC BY-SA 4.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=46277422