Cíle projektu
Vytvoření a zavedení elektronického systému evidence požadavků občanů, podnikatelských subjektů a dalších zainteresovaných stran směrem k vedení obce.
Vlastní zpracování a implementace elektronického systému evidence požadavků občanů a jiných subjektů v oblasti oprav, údržby a rekonstrukce majetku či nových investic.
Popis řešení
Řešení spočívá ve vytvoření centrálního registru požadavků s interaktivním propojením prostřednictvím hypertextových odkazů na dílčí evidenční listy jednotlivých požadavků „Informace k požadavku“. Dílčí evidenční listy obsahují detailní informace o požadavku (popis, lokalizace, nákladnost, žadatel, osoba evidující požadavek apod.).
Řešení je realizováno prostřednictvím běžně rozšířeného software Microsoft Office (Word, Excel) a Adobe Reader. Řešení popisuje jednotný metodický postup pro práci s tímto systémem evidence, který je publikován prostřednictvím vnitro-organizačního předpisu. Předpis definuje i různé úrovně oprávnění přístupu do systému.
Součástí vnitro-organizačního předpisu jsou, kromě celkového metodického postupu, také pracovní instrukce j jednotlivým činnostem a procesní schéma fungování „Elektronického zásobníku akcí“. Za správu systému je odpovědný administrátor. Úkony v systému zabezpečují za tím účelem hierarchicky uspořádané skupiny zaměstnanců (vedoucích odborů a ostatních zaměstnanců), na které jsou delegovány odpovídající vstupní oprávnění.
Specializovaná pracovní skupina vyhodnocuje a zpracovává požadavky občanů. Tato skupina přezkoumává od občanů přijaté požadavky, které následně předává orgánům města ke schválení nebo k zamítnutí.
Výhodou takto pojatého řešení je, že umožňuje vytvoření systému svépomocí s využitím běžně rozšířených softwarových programů, z čehož plyne poměrně nízká nákladnost projektu.
Hlavní přínosy a výsledky
- Transparentní a flexibilní nakládání s požadavky občanů včetně zpětné dohledatelnosti aktuálního stavu zpracování. Průběžné odstraňování duplicitních požadavků.
- Pro občany usnadnění a zjednodušení komunikace a podávání požadavků.
- Odstranění nákladů na tisk a kopírování, dosažení větší ekologičnosti úřadu.
- Elektronická forma systému napomáhá k větší dostupnosti této služby mezi občany.
Přenositelnost řešení
Řešení podobného typu je vhodné pro všechny organizace, které chtějí ušetřit finanční a zejména časové náklady při zpracovávání požadavků ze strany občanů, právnických osob a dalších.
Možné překážky realizace
- Překážkou realizace projektu může být samotné technické řešení, které vyžaduje správné nadefinování potřebných formulářů a všech odkazů nezbytných pro funkčnost systému.
- Občané, kteří nemají připojení k internetu, nemohou využívat tento elektronický systém.
Soutěžící o Cenu Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2009
Použitá fotografie:
Autor: Kankovaa – vlastní dílo, CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=28013586