Základní údaje o projektu

Projektové řízení bylo na Městský úřad Otrokovice vybráno jako prostředek pro účinné plnění stanovených úkolů, cílů a záměrů, s dopadem na stanovené účelné a reálné cíle, pravomoci zaměstnanců a odpovědnosti za jejich plnění, na jejich účinnou a efektivní realizaci, efektivní řízení a spotřebu finančních prostředků a dosahování spokojenosti významných zainteresovaných stran.

Popis projektu

Projektové řízení představuje dílčí část systému řízení kvality Městského úřadu Otrokovice a uplatňování jeho principů při řízení úřadu. Rozvíjí tento procesně orientovaný systém řízení pro řešení jedinečných a neopakovaných cílů a problémů tak, aby byly dosaženy stanovené cíle a naplněny vymezené záměry, požadavky a potřeby. Projektové řízení je uplatňováno na všech úrovních řízení a činností MěÚ, největšího významu nabývá na úrovni strategického řízení města pro řešení a naplnění strategických cílů.

Vedení MěÚ rozhodlo budovat a zlepšovat systém řízení kvality městského úřadu v oblasti projektového řízení podle požadavků mezinárodní normy ISO 10 006 pro řízení projektů.

Smyslem zavedení projektového řízení bylo zajistit přesnost a jednoznačnost identifikace projektů společně se zvýšením přesnosti strategického zacílení projektů, dále zavedení evidence projektů, jasné stanovení pravomocí a odpovědností, zvýšení přesnosti a efektivnosti řízení správy finančních prostředků projektu, řízení rizik projektu a v neposlední řadě i vyhodnocení spokojenosti zainteresovaných stran po ukončení projektu. Projektové řízení je zavedeno jako nedílná součást systému řízení kvality MěÚ.

Zainteresované strany:

  • vedení města – aktivní zapojení vedení města při řízení jednotlivých projektů podporuje naplnění stanovených strategických cílů,
  • vedení MěÚ – iniciátor projektů, garant úspěšnosti projektů; bez aktivní účasti a zájmu vedení MěÚ jsou projekty obtížně realizovatelné a postrádají smysl,
  • zaměstnanci MěÚ – podílejí se na realizaci projektů, jejich zapojení a motivace jsou nezbytné pro úspěšnost projektů,
  • občané, podnikatelé – klíčoví zákazníci služeb poskytovaných MěÚ.

Přenositelnost řešení

Implementaci projektového řízení je možné doporučit všem obcím, které chtějí zefektivnit řízení své organizace. Nezbytné je zajistit aktivní podporu vedení města i úřadu, provázat přípravu procesů se strategickým i finančním řízením a zajistit kapacity nezbytné pro realizaci projektů.

Bariéry realizace

Nejobtížnější fází projektu bylo praktické zavedení změn systému řízení kvality do reálného chodu a provozu MěÚ a jejich užívání, tj. provedení skutečné změny původního stavu a zahájení neustálého zlepšování. Docházelo ke střetu osobních zájmů jednotlivců se zájmy realizátorů projektu. Tyto překážky bylo možné odstranit řádnou připraveností řešení, neustálým vysvětlováním a zapojením všech dotčených pracovníků, účinnou komunikací a pravdivou informovaností o průběhu a stavu projektu nebo stálou podporou projektu ze strany vedení města i MěÚ.

Zhodnocení zkušeností

Realizace projektu probíhala podle schváleného plánu a byly splněny všechny stanovené cíle. Při realizaci projektu nedošlo k závažným konfliktům. Pracovníkům MěÚ se v řadě případů „otevřely oči“ i u věcí, které dlouhodobě rutinně vykonávali a začali věci vnímat v nových souvislostech. Vzniklá evidence projektů představuje akční plán naplňování strategie a strategického plánu města.

 

Příklad je součástí publikace Ceny Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – Vybrané příklady dobré praxe.

Soutěžící o Cenu Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2010

Zdroj fotografie: Wikimedia Commons