Ocenění „Organizace dobré veřejné služby“ v kategorii Uplatňování systému managementu dle ISO norem stříbrného stupně Ceny Ministerstva vnitra za kvalitu ve veřejné správě.
Aplikovaný přístup
ÚMČ Praha 14 uplatňuje požadavky na systémy managementu kvality již od roku 2006. Od této doby je systém řízení kvality (QMS) chápán jako nástroj pro usměrňování a řízení naprosto všech úřadem zabezpečovaných činností v oblasti státní správy a samosprávy. Představuje systematický a koordinovaný přístup k řízení kvality a vychází ze stanovené koncepce, strategie a definovaní cílů kvality. Zpočátku úřad provedl sebehodnocení svých činností a následně postupně zaintegroval do QMS témata místní Agendy 21.
Systém řízení kvality zabezpečuje neustálé zlepšování výkonnosti úřadu, a to zejména v oblasti uspokojování potřeb občanů. S občany je veden dialog a jejich vhodné náměty na zlepšení poskytovaných služeb jsou obratem zapracovány do příslušné agendy.
Zavedení systému managementu kvality přineslo strukturovaný a systematický přístup k řešení řízení úřadu. QMS pomohl vyřešit řízení rizik a příležitostí, definovat a utřídit všechny vykonávané činnosti v procesech státní správy a samosprávy.
Rozsah a průběh realizace
QMS usměrňuje všechny úřadem vykonávané činnosti a je uplatňován ve všech organizačních útvarech úřadu. QMS také upravuje řídící vztahy mezi úřadem a vedením městské části.
Rozvoj systému řízení kvality probíhá kontinuálně při zapojení zaměstnanců, kteří provádějí dané aktivity v rámci své pracovní náplně. Tito zaměstnanci jsou nejenom přizváni do diskuze o svěřené problematice, ale mají následně i odpovědnost za správnost a úplnost provedených změn v systému řízení.
Hlavní přínosy a výsledky
- Využíváním přednastavených procesů byla snížena administrativní zátěž, výrazně se zlepšila komunikace a spolupráce mezi zaměstnanci (včetně určení rozhraní u procesů státní správy a samosprávy) a jejich vzájemná pomoc při řešení nedostatků.
- Definované procesy QMS jsou zdokumentovány v tzv. mapách a přehledech procesů. Každý proces je definován pomocí: cíle, posloupnosti činností, vlastníka, zdrojů, záznamů z procesů, vstupů a výstupů včetně požadovaných parametrů a identifikace zákazníka.
- QMS pomáhá chránit úřad před neoprávněnými ataky z vnějšího prostředí, protože se lze opřít o předem v rámci QMS zdokumentované postupy řešení nastalé situace. Zavedení QMS zlepšilo zastupitelnost zaměstnanců a jejich orientaci i v procesech, na jejichž výkonu se nepodílejí.
- Zjištění výkonnosti procesů a jeho porovnání v letech u všech procesů státní správy a samosprávy.
- Občané dostali možnost komunikovat své náměty na zlepšení v systému managementu nastavených pravidel prostřednictvím ankety spokojenosti s agendami úřadu, což zjednodušuje jejich případné následné zapracování včetně provedení změnového řízení příslušného dokumentu.
- QMS pomohl realizovat procesní benchmarking a současně poskytuje návod k řízení chodu úřadu. Zlepšila se zpětná sledovanost výkonu činností.
Zavedením a dlouhodobým uplatňováním systému managementu kvality chceme zajistit systematické, smysluplné a kontrolované řízení všech procesů v rámci úřadu tak, aby byly co nejefektivnější a v co nejvyšší míře reflektovaly zájmy občanů městské části.
Příklad je součástí publikace Ceny Ministerstva vnitra za kvalitu ve veřejné správě 2017 a 2018: Příklady dobré praxe.
Autor fotografie: Ulathaar – Vlastní dílo, Volné dílo, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=9540255