Základní údaje o projektu
Cílem projektu bylo vytvoření přehledného vizuálního systému řízení města a Městského úřadu Kopřivnice podporujícího využívané přístupy k řízení kvality: strategické řízení, procesní řízení, místní Agenda 21, CAF, benchmarking, řízení rizik. Systém umožňuje vedení organizace získávat aktuální a pravdivé informace pro řízení města i úřadu.
Popis projektu
Město/ MěÚ využívá pro řízení řadu informací, které mají vazbu na strategické dokumenty, legislativní předpisy, zdroje, metody a nástroje k řízení kvality. Pro efektivní řízení organizace je nezbytné tyto dokumenty vzájemně propojit a zajistit, aby byly schopné reagovat na aktuální potřeby občanů, změny legislativy, a další. Všechny tyto informace pro řízení mají mezi sebou jednoznačné vazby, které je v systému potřeba zachovávat.
Organizací vytvořený databázový systém umožňuje propojení dat sloužících pro řízení. Jestliže je k výkonu procesu zpracována směrnice a vazba na organizační strukturu, systém umožňuje automaticky generovat pracovní náplně. Výkon procesu je možné sledovat pomocí metrik, které dokladují průběh procesu dle nastavených parametrů. Systém je obdobně provázán se strategickým řízením, resp. řízením kvality.
Přenositelnost řešení
Vytvořený databázový systém i data jsou přenositelná na jiná města, je možné upravovat procesy, cíle, systém zůstává konzistentní. V oblasti systému propojování informací se podařilo navázat spolupráci s Národní sítí Zdravých měst. V rámci spolupráce měst a poradenských organizací bylo umožněno přispět k iniciaci referenčního procesního modelu, který mohou města využít při tvorbě svého databázového systému včetně procesního modelu.
Bariéry realizace
Překážky nastávaly, jakmile se vytvářely vazby procesního modelu. Některé procesy a měřitelné indikátory k nim přiřazené bylo třeba upravit v návaznosti na ostatní procesy systému řízení.
Zhodnocení zkušeností
Systém podporuje řadu logických kontrolních mechanismů, prostřednictvím kterých lze posuzovat plnění strategických cílů, hodnotit realizaci procesů, nebo posuzovat stav řešených projektů. Zpracovaný procesní model prakticky vychází z procesního modelu vyžadovaného normou ISO 9001, včetně napojení procesů na měření efektivity formou metrik a ukazatelů. Systém umožňuje zobrazit interakce procesů, např. pomocí procesních map.
Příklad je součástí publikace Ceny Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – Vybrané příklady dobré praxe.
Cena Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2013
Zdroj fotografie: wikimedia commons