S nástupem pandemie covidu-19 byla přijata řada mimořádných opatření včetně omezení úředních hodin úřadů. Magistrát města Jablonce nad Nisou se proto rozhodl vytvořit vlastní systém odbavování klientů, který by zaručil co nejdůkladnější dodržování hygienických opatření při zachování efektivního provozu. Principem systému je, že se pro cca 80 % úkonů občan musí na úřad předem elektronicky nebo telefonicky objednat. Následně je mu potvrzen konkrétní termín, kdy se dostaví. Takto je postupně zaplněno až na dva týdny dopředu 80 % obslužné kapacity dvou speciálních přepážek. Na každou přepážku je rezervován blok v časovém rozmezí průměrně po 20 minutách (dle náročnosti úkonu). Zbylých volných 20 % kapacity je zachováno pro operativní řešení akutních případů (např. ztráty dokladů).
V období od dubna 2020 do února 2021 se magistrátu v omezeném provozu povedlo odbavit přes 22 tisíc klientů zpoplatněných služeb (služeb se správním poplatkem). Úřad přitom dokáže úspěšně regulovat počet osob v budově, jelikož díky konkrétnímu termínu odpadá případné čekání a shlukování klientů. Největší nápor klientů úřad zaznamenal v květnu a letních měsících roku 2020, kdy došlo k uvolnění vládou nařízených mimořádných opatření. V období nouzového stavu účinného od října 2020 se průměr odbavených klientů zpoplatněných služeb pohyboval kolem 1 600 klientů měsíčně.
Zavedení systému předcházela mediální kampaň vysvětlující veřejnosti důvody, proč je třeba se k návštěvě úřadu předem objednat a jak na to. Ačkoliv se nejdříve občanům zdálo, že systém je příliš omezující, brzy pochopili výhody plánovaných návštěv, které v době horšící se epidemiologické situace v Česku spolehlivě zajistily, že se v prostorách úřadu nehromadili klienti.
Příklad je součástí publikace příkladů dobré praxe Přívětivý úřad obcí III. typu 2021
Více o soutěži zde: http://kvalitavs.cz/privetivy-urad-obci-iii-typu-2021/
Foto: Archiv města