Město Velká Bíteš se nachází v okrese Žďár nad Sázavou v Kraji Vysočina. www.vbites.cz

Občan se ihned dozví, zda je úředník přítomen na úřadu

Otevřenost městského úřadu je základním znakem přívětivosti a proto se již stalo běžnou praxí, že úřady na webových stránkách města zveřejňují kontakty na své zaměstnance. Standardem se stalo zveřejňování jmen, telefonních čísel a e-mailů, případně ještě funkcí nebo propojení se systémem životních situací nebo popisu agend jednotlivých odborů.

Město Velká Bíteš ovšem, mimo výše zmíněné, nabízí ještě indikátor přítomnosti úředníka na pracovišti, díky kterému si občané na webových stránkách města můžou předem zjistit, zda je daný úředník přítomen a připraven s nimi řešit jejich záležitost. Dle představitelů města si občané indikátor chválí a využívají ho například předtím, než úředníka dále kontaktují. Odpadá tak dlouhé čekání v nejistotě, v případech, kdy občan kontaktoval úředníka e-mailem, ale ten nebyl přítomen na pracovišti. Systém také může ušetřit občanům cestu na úřad, například pokud je úředník nemocný nebo není přítomen z jiného důvodu, ačkoliv jde o termín v řádné úřední době.

Systém funguje on-line

Systém funguje díky propojení s elektronickým systémem docházky, který je umístěn u vchodu do budovy městského úřadu a zaznamenává a do databáze kontaktů na webových stránkách města periodicky zasílá informaci o přítomnosti či nepřítomnosti úředníka na pracovišti. Na webových stránkách se to následně projevuje změnou barevnosti obrázku umístěného u jména úředníka v přehledu kontaktů.

Zavedení předcházelo pouze vypracování analýzy propojitelnosti databáze redakčního systému s databází docházkového systému. S žádnými překážkami se městský úřad nesetkal a zavedení služby tak proběhlo bez problémů.

Městský úřad Velká Bíteš jako další formu kontaktování úředníků nabízí speciálně strukturovaný kontaktní formulář a kontakty dále doplňuje o orientační lokaci úředníka v budově úřadu. Do budoucna ke kontaktům plánuje doplnit konkrétní umístění kanceláře, aby se občané na úřadu lépe orientovali.

Příklad je součástí publikace Přívětivý úřad obcí s rozšířenou působností 2016

• Přívětivý úřad obcí s pověřeným obecním úřadem 2016 – příklady dobré praxe (pdf, 1,36 MB)
• Přívětivý úřad obcí s rozšířenou působností 2016 – Příklady dobré praxe (pdf, 1,5 MB)
• Přívětivý úřad obcí s rozšířenou působností 2017 – Příklady dobré praxe (pdf, 2 MB)

Použitá fotografie: Autor: Lukáš Bocan, CC BY-SA 3.0