Digitalizaci vítají občané i pracovníci úřadu
Hlavním cílem digitalizace archivu stavebního úřadu městské části Praha 13 bylo vytvoření efektivní elektronické správy a ukládání archiválií v archivu, zajistit možnost obousměrné elektronické výměny informací mezi stavebním úřadem a jeho klienty i relevantními subjekty. Dalším cílem byl rozvoj e-služeb úřadu ve vztahu k občanovi.
Jelikož jde o projekt podpořený ze strukturálních fondů EU, Praha 13 musela zohlednit specifika daného operačního programu, často přísnější pravidla než jsou nastavena interními předpisy, museli klást zásadní důraz na stanovené indikátory projektu a dodržet je. Bylo tedy nutné zdigitalizovat veškerou určenou dokumentaci, uložit ji v důvěryhodném digitálním archivu a poskytovat digitalizovanou dokumentaci občanům v předem stanoveném termínu.
Moderní přístup přináší nové služby
Díky převedení dokumentace stavebního archivu do digitální podoby mohli na Praze 13 zavést novou službu. Vlastníci daných nemovitostí či jimi pověření zástupci mohou na klientském pracovišti nahlížet a vyhledávat v dokumentaci v digitální podobě a sami si určit, kterou část stavebních plánů nebo jiných podkladů si nechají zdarma nahrát na datový nosič (nejčastěji flash disk). Nemusí tak platit za pořízení kopií, ovšem pokud upřednostní třeba velkoformátový tisk stavebních plánů, tak díky velkoformátovému plotteru a tomu, že velkoformátové dokumenty existují v digitální podobě, mohou využít i tuto službu. Díky důvěryhodnému digitálnímu archivu jsou na Praze 13 připraveni stavební dokumentaci v digitální podobě od klientů také přijímat.
Služba je občany městské části využívaná a oceňována byla ihned po svém spuštění na podzim roku 2015. Mnoho klientů si přišlo vyzvednout stavební dokumentaci ke své nemovitosti v elektronické podobě. Tuto službu využívá přibližně 200 občanů ročně. Velký přínos znamená dokumentace v elektronické podobě i pro pracovníky úřadu MČ Praha 13, kteří digitální archiv využívají ve velkém rozsahu.
