Cíle projektu
Zjednodušit systém projednávání materiálů a hlasování o nich při jednání rady města. Tím zkrátit čas, který členové rady věnují projednáním a hlasováním o předkládaných materiálech.
Popis řešení
Podstatou řešení je zjednodušení administrativy související s přípravou a projednáváním materiálů při jednání rady města, a to využitím elektronického předběžného hlasování předložených materiálů.
Vlastní postup je založen: na jednoznačném číslování všech elektronických podkladů včetně všech jejich příloh, na vyřešení organizace rozesílání podkladů k nastudování (většinou na CD disku) včetně časového harmonogramu jejich předání, na pravidlech pro elektronické předběžné hlasování respektujících požadavky zákona o obcích. Souhrn předběžného hlasování je dán k dispozici všem členům rady před oficiálním jednáním rady, kde mají právo své předběžné rozhodnutí změnit.
Vytvořený elektronický systém zvyšuje efektivnost jednání rady města, protože urychluje řízenou diskuzi k předběžně projednaným podkladům. Nadto zajišťuje kompletní přehled o způsobu hlasování všech členů rady města.
Systém přivedl zkvalitnění celé procedury od přípravy materiálů k projednání, vlastního hlasování, až po jejich archivaci. Navíc umožnil zpětnou sledovatelnost databáze všech usnesení rady města. Potřebné údaje jsou zpřístupněny zaměstnancům na intranetu magistrátu. Souhrn přijatých usnesení rady města a zastupitelstva města je zveřejňován na úřední desce i na webových stránkách města.
Hlavní přínosy a výsledky
- Maximální zpřehlednění celého procesu hlasování a jednání uživatelům.
- Úspora času všech zainteresovaných osob, úspora provozních prostředků a zaručená připravenost členů na jednání rady.
- Zjednodušení organizace a urychlení zasedání rady.
Přenositelnost řešení
Toto řešení je tak možné doporučit všem městům a obcím. Řešení nevyžaduje žádné specifické nebo nákladné nároky na software.
Možné překážky realizace
Ochota členů rady města přistoupit na požívání nového systému.
Cena Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2011
Autor fotografie: Ondřej Koníček, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=1914318