Základní údaje o projektu
Cílem řešení bylo nalézt a uvolnit skrytý potenciál zaměstnanců organizace, nabídnout jim nový prostor k seberealizaci, uplatnění zkušeností a jejich invencí. Dále postupně zapojit zaměstnance všech úseků a pracovišť do zlepšování činností organizace, např. zjednodušením každodenních činností, omezením chybovosti a nákladovosti procesů, nebo zkvalitněním služeb pro občany města.
Získané ocenění: Cena Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2017
Popis projektu
Systém interních inovací podněcuje a mobilizuje aktivitu zaměstnanců a částečně i zainteresovaných stran. To se pak pozitivně odráží ve zjednodušení a rychlosti přenastavení procesů a v důsledku vede ke zlepšení poskytovaných veřejných služeb.
Projekt je realizován v rámci implementace modelu CAF. V rámci tohoto bylo definováno zaměření na posílení angažovanosti a podílu zaměstnanců na dění na úřadě, konkrétně pak vyšší míry využití jejich myšlenkového potenciálu, pracovních zkušeností, s cílem dále zlepšovat nejen úroveň poskytovaných služeb, ale i procesů a samotného prostředí, ve kterém se zaměstnanci profesně realizují. Záměrem tak byla transformace kompetentností zaměstnanců do vyšší míry přidané hodnoty k veřejným službám. Inovace jsou řízeny interním Postupem pro podávání, vyhodnocování a odměňování inovací.
Postup pro podání interních inovací je následující: autor inovace vyplní formulář, který zašle v elektronické podobě hodnotícímu týmu k prvnotnímu posouzení. Tato skupina zaměstnanců vyhodnotí předložený návrh a v případě potřeby vyzve autora k doplnění, popř. k prezentaci či upřesnění. Následně je ucelený dokument se závěry hodnotícího týmu, komentáři, návrhem formy a výší odměny postoupen ke konečnému rozhodnutí tajemníkovi magistrátu. Tajemník na základě předložených podkladů rozhoduje o realizaci námětu. Některé inovační náměty tedy nemohou být realizované v době jejich podání, např. pro vysokou finanční náročnost. Tyto jsou ukládány do „zásobníku“ a jednou ročně se k nim hodnotící skupina vrací a přezkoumává, zda se situace nezměnila a není vhodná doba některý z projektů již realizovat.
Zainteresované strany realizace řešení:
- tajemník magistrátu – představitel vedení,
- hodnotící tým – posuzuje inovační námět a předává hodnocení tajemníkovi,
- zaměstnanci – autoři námětů, uživatelé realizovaných inovačních projektů,
- občané – uživatelé nabízených nových a inovovaných služeb.
Přenositelnost řešení
Řešení je plně přenositelné i pro další organizace a je již využíváno např. ÚMČ Praha 13. Vedle potřebné podpory ze strany vedení města musí být přítomen tým kreativců, tj. skupina pracovníků, podílejících se na trvalém prosazování jednotlivých inovací. Dosažené efekty pak musí být řádně komunikovány, musí být dostupné, přesvědčivě propagované a hmatatelné, resp. průkazné.
Bariéry realizace
Nedostatek příkladů dobré praxe, ze kterých by bylo možné čerpat inspiraci. Dále potřeba zajistit co nejjednodušší komunikaci mezi úřadem a autorem námětu, zajistit autorovi potřebnou metodickou pomoc při řešení otázek, např. IT podporu, nebo podporu ekonomického odboru.
Zhodnocení zkušeností
Mezi lety 2012 a 2017 bylo přijato a vyhodnoceno 40 interních inovačních námětů, z nichž 9 bylo plně realizováno, 7 rozpracováno a 3 jsou v „zásobníku“. Mezi realizované patří např. Optimalizace procesu autorizované konverze dokumentů, Spektrografické vyhodnocení rozborů hospodaření, Orientační mapy, Elektronický oběh účetních dokladů nebo Elektronická podpisová kniha v mobilu.
Hlavním hnacím motorem pro inovace jsou legislativní změny, které vyvolávají potřebu přenastavení vlastních procesů a velmi často s sebou přináší rizika v podobě zvýšení nákladů.
Za objektivní důkazy úspěšnosti projektu považuje vedení města zpětnou vazbu poskytnutou při periodických hodnoceních zaměstnanců, resp. výsledek nezávislého průzkumu spokojenosti občanů zjišťovaný pomocí metody mystery client.
Příklad je součástí publikace Ceny Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – Vybrané příklady dobré praxe. (pdf, 720 kB)
Fotografie: samsonet dodo, CC BY 3.0